Pirannava Intelligence Oy:n tietosuojakäytänteet

Asiakkaiden yksityisyys ja tietosuoja ovat erittäin tärkeässä asemassa ja Pirannava Intelligence sitoutuu suojaamaan henkilötietojen yksityisyyttä. Tietosuojan ja tietoturvan osalta tehdään säännöllistä työtä ja tarvittaessa toimintaa kehitetään parantamaan näitä osa-alueita.

Tietosuojasta sekä henkilötietojen käsittelystä kerrotaan internetsivuilla sekä tarvittaessa tiedot toimitetaan pyynnöstä rekisteröidylle. Henkilötietojen käsittely on määritelty ja dokumentoitu.

Tietosuojadokumentaatiota päivitetään tarvittaessa ja muutoksista ilmoitetaan internetsivuillamme. Muutospäivämäärä on aina mainittu.

Rekisterin pitäjä

Pirannava Intelligence toimii rekisterinpitäjänä oman asiakasrekisterinsä osalta. Yhteystiedot löytyvät internetsivuiltamme ja tietosuoja-asioissa meidät tavoittaa internetsivuilla olevan lomakkeen kautta.

Henkilötietojen käsittelyn määrittelyt

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus Pirannava Intelligencen toiminnassa on analysoitu. Kerättävät tiedot, tietojen tallentaminen ja säilytysajat on määritelty. Henkilötietoja ei käsitellä tai säilytetä tarpeettomasti ja kaikki tarpeettomat tiedot poistetaan. Henkilötietojen säilytysaikoja määriteltäessä on huomioitu muu lainsäädäntö ja sellaiset tekijät, jotka vaikuttavat henkilötietojen säilytysvelvollisuuteen.

Henkilötietojen käsittely on hyvin rajattua ja käsittely tapahtuu laadittujen periaatteiden mukaisesti, joita ovat lainmukaisuus, kohtuullisuus ja läpinäkyvyys, käyttötarkoitussidonnaisuus, tietojen minimointi ja täsmällisyys sekä luottamuksellisuus.

Henkilötietojen luovuttaminen

Henkilötietoja käsitellään Pirannava Intelligencen ulkopuolella vain sopimussuhteessa olevien yhteistyötahojen, kuten tilitoimisto toimesta. Sopimuksissa on erikseen huomioitu tietosuoja ja henkilötietojen käsittely.

Henkilötietoja ei luovuteta muutoin kuin lain vaatimusten mukaisesti, tai sellaisissa tilanteissa, joissa tietojen luovuttaminen on pakollista asiakkaan etujen ja oikeuksien toteuttamista varten.

Tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei siirtämiseen ole välitöntä tarvetta, esimerkiksi palvelun teknisen toteuttamisen vuoksi. Tällöin rekisterinpitäjä huolehtii tietosuojan tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla ja varmistaa korkean tietosuojatason myös sopimuksin.

Tietosuojaosaaminen

Tietosuoja-alan tietosuojakäytänteitä seurataan säännöllisesti ja tietosuojaosaamisen tasosta huolehditaan jatkuvasti.

Toimintamallit

Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät toimintamallit on analysoitu ja päivitetty vastaamaan tietosuojalainsäädännön vaatimuksia. Prosessien lisäksi huomiota on kiinnitetty teknisiin ratkaisuihin sekä tietosuojan että tietoturvan osalta. Käytössä on vain turvallisia teknologioita ja tietoturva huomioidaan myös laitehallinnassa.

Tietosuoja, tietoturva ja henkilötietojen käsittely huomioidaan alihankkijoiden, yhteistyötahojen sekä sopimuskumppaneiden kanssa.

Henkilötietojen käsittely on lähes kokonaan digitaalista. Henkilötietoja sisältävälle paperimateriaalille on käytössä lukittavat kaapit ja tuhoamisesta huolehditaan asianmukaisesti.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröity voi käyttää kaikkia tietosuoja-asetuksen mukaisia oikeuksiaan ottamalla yhteyttä verkkosivuilla olevan lomakkeen kautta. Tietopyyntöihin reagoidaan mahdollisimman pikaisesti ja jos jostain syystä pyyntöä ei pystytä toteuttamaan kuukauden sisällä, ilmoitetaan siitä välittömästi asianosaiselle.

Rekisterin käyttötarkoitus

Henkilötietoja käsitellään vain tarpeeseen ja käyttötapaukset on määritelty ennalta. Rekisterin tietoja käytetään:

  • Asiakassuhteen hallintaan

  • Laskutukseen ja maksuliikenteen hoitamiseen

  • Yhteydenpitoon

  • Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamiseen



Rekisterin tietosisältö

Rekisterissä käsitellään vain käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia henkilötietoja, joita ovat:

  • yhteystiedot (yrityksen nimi, y-tunnus, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, yhteyshenkilö) 

  • tilaustiedot ja toimeksiannot

  • laskutustiedot

  • edellisten, yksilöityjen tietojen muutos/lokitiedot

Henkilötietojen kerääminen

 

Henkilötietoja kerätään rekisteriin asiakkailta itseltään asiakassuhteen aikana. Lokitietoja kertyy järjestelmistä tietojen päivitysten yhteydessä.

Henkilötietojen suojaaminen

Henkilötietoja sisältävät tietokannat on suojattu teknisin keinoin, kuten palomuurein ja salasanoin. Säilytys tapahtuu lukituissa tiloissa ja tiloihin pääsy on rajoitettua. Myös manuaaliset arkistot ovat lukitussa tilassa, johon pääsy on rajoitettu.

Tekniset ratkaisut pidetään ajan tasalla ja päivitetään säännöllisesti joko automaattisten tai manuaalisten päivitysten muodossa. Virustorjunta on käytössä ja poikkeamiin reagoidaan. Myös palomuurin havaitsemiin poikkeamiin reagoidaan.

Lisätietoja

Henkilötietojen käsittelyyn liittyen autamme aina mielellämme. Ajantasaiset yhteystiedot ovat saatavilla internetsivuillamme. Päivitämme tietosuojamateriaalia internetsivuillamme ja kannattaa tarkistaa, löytyisikö vastaus kysymykseen sivuilta.